В данной статье рассматривается вопрос использования специализированных программных средств с целью контроля за действиями сотрудников и мониторинга активности пользователей компьютера в офисной среде. Руководителям предлагается вариант пассивного мониторинга с целью последующего анализа для расследования инцидентов с безопасностью и нецелевого использования рабочего времени.

Для мониторинга единичных компьютеров используется продукт Mipko Employee Monitor. Для отслеживания множества ПА, объединённых в локальную сеть, используется Mipko Terminal Monitor.

Введение

Чем занимаются сотрудники на рабочем месте?

Исследования показывают, что типичный офисный сотрудник не просто неэффективно расходует рабочее время, но использует от 30 до 70% времени в личных целях.

Развитие вычислительных и коммуникационных технологий привело к глобальному изменению самого понятия «рабочее место». На смену станкам и мануфактурам пришли офисы, персональные компьютеры, Интернет.

Новые возможности расширили круг решаемых проблем и существенно повысили эффективность производства. Те же самые технологии привели к возникновению новых рисков. Утечка данных и нецелевое использование рабочего времени привели к необходимости постоянного контроля за деятельностью персонала на рабочем месте.

Данное исследование рассматривает вариант использования программных средств контроля за деятельностью сотрудников в контексте предотвращения утечки информации и повышения эффективности работы персонала.

Программный мониторинг

Современный офис немыслим без объединённых в сеть компьютеров. Офисные работники проводят большую часть времени за компьютером.

В связи с этим оптимальным представляется использование именно программного мониторинга их деятельности на рабочем месте. В сравнении с альтернативными средствами контроля программный мониторинг недорог, прост в установке и эксплуатации, не требует постоянного внимания сотрудника безопасности и оборудования специального рабочего места.

Пассивный мониторинг: политика невмешательства

Средства пассивного мониторинга осуществляют целевой сбор информации для последующего анализа в случае возникновения инцидентов безопасности, исследования случаев неэффективности и нецелевого использования рабочего времени.

Такой подход является более щадящим и корректным по отношению к сотрудникам.

Использование средств пассивного мониторинга не приводит к демотивации рабочего персонала, позволяя в то же время эффективно собирать и при необходимости использовать собранную информацию для расследования инцидентов. Немаловажным моментом является и стоимость таких систем: экономия в сравнении со сложными и часто сбоящими эвристическими системами составит более 80%.

Используемое программное обеспечение

В качестве основных инструментов для данного исследования использованы продукты компании Mipko. Программные продукты компании рассчитаны на использование в на компьютерах и в сетях под управлением Windows как на обычных ПК (Mipko Employee Monitor), так и на терминальных клиентах (Mipko Terminal Monitor).

Сбор информации о действиях пользователях осуществляется постоянно. Продукты способны перехватывать и сохранять вводимые с клавиатуры фразы, отслеживать чаты и общение в социальных сетях, вести учёт запускаемых приложений, делать моментальные стимки экрана компьютера с заданной периодичностью. Благодаря гибким настройкам продукты можно настроить для сбора только необходимой информации. Все действия пользователей доступны через административный интерфейс с гибким поиском по пользователям и данным. Все данные хранятся в локальном зашифрованном хранилище.

Цель мониторинга персонала

Основной целью мониторинга не является физическое блокирование нежелательных для посещения ресурсов или полный запрет любого нерабочего общения. Основная цель мониторинга сотрудников – предотвращение инцидентов безопасности и оптимизация эффективности рабочего процесса. Использование в данном контексте разнообразных средств предотвращения утечки данных представляется нецелесообразным. Использование проактивных инструментов (когда перехватываемая информация анализируется специализированным программным обеспечением, разрешая или запрещая доступ к ресурсу в зависимости от срабатывания эвристического анализатора) приводит к обратному эффекту: падает мотивация, сотрудники начинают искать обходные пути, затрачивая на обман системы контроля ещё больше рабочего времени.

Упреждение угроз информационной безопасности

Сам факт наличия системы мониторинга зачастую достаточен для предотвращения многочисленных инцидентов. Умышленное или неумышленное раскрытие конфиденциальной информации и коммерческой тайны возможно вовремя перехватить и упредить с помощью гибко настраиваемых уведомлений, настраиваемых на отдельные ключевые слова. В этом режиме администратор будет моментально уведомлён о факте возникновения потенциальной угрозы. Вовремя отреагировав на возникшую угрозу, её можно устранить минимальными усилиями.

Расследование инцидентов

Несомненное достоинство средств компьютерного мониторинга – их полная объективность. Использование данных, собранных системой контроля за деятельностью сотрудников, позволяет эффективно расследовать инциденты, связанные с нарушением политики безопасности и нецелевым расходованием рабочего времени.

Нецелевое использование рабочего времени

Сотрудники компаний используют рабочее и оплаченное им время самыми разнообразными способами. Поиск нового места работы, общение с друзьями, компьютерные игры и даже совмещение основной работы с дополнительной способны свести эффективность работника к нулю, а часто и к отрицательной величине. Использование средств компьютерного мониторинга позволяет выявить недобросовестного сотрудника простым анализом его активности. При этом сам факт наличия контроля в большинстве случаев приводит к повышению дисциплины сотрудников.

Использование средств мониторинга

Продукт Mipko Employee Monitor позволяет администраторам отслеживать деятельность многочисленных сотрудников в реальном времени. Продукт позволяет перехватывать фразы, вводимые с клавиатуры, отслеживать чаты и общение в социальных сетях, сохранять журнал запуска приложений, вести запись посещений веб-сайтов и ресурсов, а также оповещать администраторов о потенциальных нарушениях рассылкой моментальных уведомлений.

Технические возможности

Как Mipko Employee Monitor, так и Mipko Terminal Monitor способны осуществлять полный мониторинг деятельности сотрудников в корпоративном окружении. - Перехват фраз, вводимых с клавиатуры

В дополнение к возможностям Employee Monitor, Mipko Terminal Monitor способен отслеживать терминальных клиентов, соединённых в локальную сеть.

О компании

Компания ООО Мипко основана в 2007 году. Компания разрабатывает программные продукты для контроля сотрудников, мониторинга деятельности пользователей компьютеров и средств родительского контроля.

Об авторе

Павел Михайлов – совладелец и директор ООО Мипко, специалист по разработке и эксперт по технологиям безопасности и компьютерного мониторинга.

Успешность бизнеса во многом зависит от эффективности менеджмента. А одним из 5 базовых принципов последнего является контроль сотрудников. Он распространяется на разные сферы. Большое значение, в частности, имеет контроль сотрудников на рабочем месте: такие методы помогают рационально использовать человеческий ресурс, выявить должности, которые безболезненно для компании можно сократить, установить самых эффективных подчинённых. В этой статье вы узнаете о том, какими способами можно «держать руку на пульсе».

Виды контроля сотрудников

Учтите, что контроль за сотрудниками бывает разного вида. Хотя сама по себе классификация – теоретическая, у неё есть сугубо практические значение: так легче понять, какие у руководителя есть возможности. Итак, встречается контроль:

• рабочего времени;
• доступа;
• выполнения задач;
• использования Интернета;
• действий.

О чём идёт речь? Контроль рабочего времени сотрудников позволяет отслеживать то, чем именно специалисты занимаются, насколько эффективно они решают те или иные задачи, сколько тратят на это ресурсов. Бывает постоянным или периодическим, например, во время проверок. Сюда же часто относят контроль прихода и ухода сотрудников, хотя иногда его рассматривают в качестве отдельной меры.

Следить за предоставлением доступа – это зачастую не только право, но и обязанность работодателя, особенно если речь идёт о соблюдении техники безопасности. И нарушение установленного порядка может угрожать серьёзными последствиями, вплоть до уголовной ответственности. В частности, контроль доступа сотрудников проводится на производстве, связанном с повышенными рисками, перед началом работ на стройплощадках и т. д. Причём принятые меры должны достаточно строго фиксироваться, всё это изучается при проверках.

В современном мире большую популярность приобрёл контроль задач сотрудников, причём благодаря разным программам он может осуществляться и удалённо. Многие процессы автоматизируются. Например, ведётся электронный журнал контроля сотрудников, который регистрирует определённые выполненные операции (отправленное письмо, составленный отчёт и т. п.). Всё это существенно облегчает управление крупными компаниями, где штат может состоять из нескольких сотен человек.

Контроль действий сотрудников даёт возможность отслеживать то, чем именно они заняты, какое время посвящено непосредственно выполнению обязанностей, а сколько уходит на посторонние дела. Особенно важен для тех, у кого специалисты не находятся постоянно в офисе.

На современном предприятии трудно себе представить полноценное управление происходящим без контроля использования Интернета сотрудниками. Причём речь может идти как непосредственно о времени нахождения в Сети, так и о трафике, о том, чем именно те или иные специалисты занимаются в виртуальном пространстве. Часто принимаемые меры входят в контроль за деятельностью сотрудников, то есть один мониторинг перекрывает собой другой

Выше перечислены основные виды отслеживания ситуации, но далеко не все. По мере того, как деятельность специалистов становится всё более сложной и разнообразной, обрастает спецификой и система контроля сотрудников. И её нужно изучать, чтобы команда работала эффективно, приносила предприятию доход, а не просто приходила получать зарплату.

Средства контроля сотрудников

Но как именно это всё осуществляется? Для контроля времени сотрудников довольно активно используется СКУД. Правда, данную систему нужно внедрять, в том числе физически устанавливать соответствующее оборудование, что подразумевает серьёзные расходы. Плюс её эффективность непосредственно зависит от обслуживающего персонала. Если же тот окажется в сговоре с остальным коллективом, то владелец бизнеса может какое-то время и не подозревать о происходящем на предприятии.

Некоторые фирмы внедряют биометрический контроль. Это современное, но узконаправленное решение. Плюс оно требует существенных финансовых расходов.

Можно вместо этого выбрать учёт рабочего времени сотрудников через Kickidler. Вам не придётся ничего устанавливать, долго разбираться с сервисом: он доступен через сайт, а помочь вникнуть в детали способен и сотрудник техподдержки. Для отслеживания потраченного на те или иные операции или действия времени есть специальный табель, в котором всё фиксируется. На основании полученной информации руководитель сможет сделать выводы об эффективности работы конкретных менеджеров или других специалистов, выписать премию/штраф.

Для контроля за выполнением задач есть специальные планировщики. Их довольно много, причём некоторые позволяют следить за процессом, разбивать всё на этапы и т. п. Вполне эффективно личное присутствие руководителя в офисе. Некоторые владельцы бизнеса внедряют систему отчётов. Это не требует дополнительных расходов, но занимает время самих сотрудников, которое можно было бы использовать более рационально.

Для контроля действий в целом используют GPS-трекеры, камеры наблюдения и, опять же, специальные программы. Сейчас на рынке вполне реально найти множество интересного софта.

И среди представленного ПО выделяется Kickidler. Это особая , поскольку она предоставляет всё в комплексе. Она предлагает мониторинг сотрудников в режиме реального времени, учёт рабочего времени, анализ эффективности работников за компьютерами, запись видео с мониторов. Всё это значительно облегчит жизнь руководителю. Благодаря Kickidler будет занимать меньше времени. В итоге владелец бизнеса сможет спокойно заниматься другими делами.

Исследования показали, что мотивация и контроль сотрудников во многом связаны. Некоторым работникам так гораздо легче поддерживать постоянную дисциплину. В чём вы можете сами убедиться, когда начнёте использовать программу.

29 ноября 2011 в 15:10

Насколько законны программы слежения за сотрудниками?

• Блог компании AtomPark Software

«На работе нужно заниматься рабочими делами» - эта фраза набила оскомину каждому, кто проработал хоть сколько-нибудь значимое количество времени наёмным сотрудником. Но те из сотрудников, которые поднялись по карьерной лестнице ощущают, как меняется отношение к подобным установкам, когда сам становишься руководителем. Особенно если речь идёт о защите коммерческой тайны или просто мониторинге эффективности работы отдела.

Пару месяцев назад в нашем блогу публиковался обзор нашей программы контроля за деятельностью сотрудников на рабочем месте StaffCop Standard «», и после его публикации мы получили большое количество отзывов, в том числе и с вопросами о том, как это регулируется законами России. Естественно, мы не могли оставить эту тему без внимания. Под катом мы расскажем вам о правовом регулрировании контроля за сотрудниками на рабочем месте - уверены, этот материал будет полезен как для работодателей, так и для сотрудников, которые хотят защитить свои права. Читайте!

В той или иной форме, контроль за работой сотрудников вёлся работодателями всегда: раньше для этого приходилось вести бумажную отчетность, либо выделять отдельного сотрудника для надзора за работой всех остальных, сейчас, когда у большинства основной рабочий инструмент это компьютер, используются специальные программы контроля. Но насколько это законно?

Правовое поле

Закон не разделяет в отдельные группы отношения, возникающие между сотрудником и работодателем с использованием компьютерной техники, либо без нее. Невозможно разрабатывать новую поправку каждый раз, когда появляется новая компьютерная программа. Да это и ни к чему. Правоотношения, их субъекты, суть и результат не меняются с модификацией орудий производства. Какие бы программы не использовались – мы имеем дело все с теми же трудовыми отношениями, в которых сотрудник обязан выполнить работу в рабочее время, а работодатель – её оплатить.

Ст. 21 ТК РФ обязывает сотрудника качественно выполнять работу:

«работник обязан: добросовестно исполнять свои трудовые обязанности, возложенные на него трудовым договором; соблюдать правила внутреннего трудового распорядка…».

Ст. 22 ТК РФ дает работодателю право ее контролировать. Кроме того, ст. 189 ТК РФ определяет правила внутреннего трудового распорядка.

Использование программ контроля за сотрудниками не противоречит указанным нормам. Более того, дополнительной гарантией взаимопонимания для сторон может стать заключение договора, в котором будет указано о необходимости использования подобных программ. В таком случае со стороны работодателя не будет умысла нарушать права сотрудника.

Существует внутренний трудовой распорядок, сотрудник с ним ознакомлен. Об использовании программ контроля уведомлен. А значит, не нарушаются конституционные права (статьи 23, 24 Конституции РФ). Отсутствие умысла работодателя выбивает почву из под ног и у сторонников привлечения шефа к ответственности по ст. 13.11 КоАп РФ «Нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных)», ст. 137 УК РФ «Нарушение неприкосновенности частной жизни» и ст. 138 УК РФ «Нарушение тайны переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных или иных сообщений».

Важные моменты

Во-первых, нужно разграничивать личную информацию и служебную, на рабочем месте человек обязан обрабатывать и работать со служебной информацией, которую работодатель вправе контролировать. На рабочем месте, сотрудник обязан использовать ПК как рабочий инструмент и обрабатывать служебную информацию.

Придя на работу сотрудник, не располагает своим временем, это время он продал работодателю, таким образом, получается, что человек, тратящий рабочее время на личные нужды, априори нарушил трудовой договор, не говоря уже о морально-этической стороне. Конечно, мы можем говорить о том, что это все мелочи и пара сообщений в контакте ничего не значат, но если перенести это все в рамки секретного завода или другого стратегического объекта получится, что это уже не шутки. Для коммерческих структур также существует разного рода информация, которую лучше не разглашать. Конечно, она не позволит поработить нас иноземным захватчикам, но вот поставить под угрозу существование одного конкретного предприятия вполне может.

Второй важный момент - прозрачность их использования. Сотрудник будет работать с большей отдачей, зная, какие именно функции программы контроля активированы, какая информация может собираться и т.д. Одно лишь понимание этого будет мотивацией для использования рабочего времени в рабочих же целях.

Третий фактор - самомотивация. Многие фрилансеры используют программы контроля за своим рабочим временем - не для чужих глаз, разумеется. Компьютер, на котором установлена программа контроля, лучше вообще не использовать для отдыха - есть телефон, возможность выйти покурить/попить кофе, общение с коллегами. С точки зрения снятия стресса это куда как полезнее.

И, наконец, руководитель должен понимать свою ответственность: он должен управлять предприятием, а не выслеживать своих подчинённых. Руководитель обязан осознавать, что неправомерное использование личной информации, которая может попасть к нему в процессе сбора служебной информации, может преследоваться по закону и это как минимум не этично. Умышленный тайный сбор личной информации сотрудника - незаконен.

В развитых странах с богатой историей защиты прав и свобод давно действует формула, согласно которой процент публичного обратно пропорционален проценту частного. Речь идет о том, фрилансер может работать, не выходя из дома в любом виде – минимум публичности, максимум личного пространства. В то время как сотрудник элитной корпорации вынужден практически все частное оставлять за дверью рабочего офиса и 8 часов в сутки быть на 100% человеком публичным.

Еще один аспект

Работодатель должен пояснить сотрудникам, что внедрение систем мониторинга направлено на повышение эффективности работы персонала и её оптимизации, что очень часто полезно для самих работников. На наш взгляд, это куда более гуманно, чем ситуация во время недавнего кризиса, когда увольняли всех без разбора, а безработным мог оказаться отец семейства с ипотекой и маленькими детьми. Инструменты мониторинга и контроля позволяют видеть реально работающих людей, а не умело делающих вид, это куда более объективный фактор оценки, чем принятие решений об увольнении на основании личного отношения руководителя к сотрудникам.

Резюме

Сотрудник должен понимать, что придя на работу, он будет обязан сосредоточиться на ее выполнении. При этом он четко знает формы и методы контроля и сюрпризов для него не предвидится. Кроме того, ответственность за явные нарушения прав четко предусмотрена действующим законодательством. В конечном итоге, это вопрос личного выбора человека: вида деятельности, формата работы, компании, в конце концов.

Работодатель должен осознавать ответственность за умышленный тайный сбор информации (без ведома сотрудника) и уметь объяснять необходимость использования контроля в таком виде.

Таким образом, при юридически грамотном подходе, проблемы в использовании таких программ нет. Просто нужно уметь находить правильные решения и закреплять их во взаимовыгодных соглашениях. Сотрудник и работодатель не должны находиться по разные стороны баррикад, а понимать, что делают общее дело и уважать права и ответственность друг друга, четко выполняя взаимные обязанности.

P.S. Мы будем рады услышать в комментариях вопросы, связанные с продукцией компании AtomPark Software : сервисом email и SMS-рассылок

Офисный персонал основной объем задач выполняет за компьютером и лишь малую часть занимают совещания, встречи и т.п. Поэтому мониторинг действий с электронными документами, сайтами и программами наиболее актуален. Специальная программа покажет, когда сотрудник приступил к выполнению обязанностей и что делал до окончания дня.

Yaware.TimeTracker — такая программа учёта. После установки, она автоматически запускается с включением компьютера и отображает информацию о времени прихода \ ухода, отработанных часах, использованных программах и сайтах, отсутствии на рабочем месте.

Контроль нахождения сотрудников на рабочем месте с Yaware.TimeTracker

1. Мониторинг на протяжении всего дня

Поскольку программа отображает точное время включения и выключения, легко проанализировать время проведенное за компьютером. Кроме того, в режиме онлайн покажет, сколько человек работают в момент просмотра.

Нажмите, чтобы увеличить

Сервис Yaware.TimeTracker также отображает продуктивность действий на протяжении дня: продуктивное, непродуктивное или нейтральное.

Нажмите, чтобы увеличить

2. Причины и продолжительность отсутствия

Как определить, почему сотрудник отсутствует? Причиной является решение личных или рабочих вопросов? Программа Yaware.TimeTracker записывает время простоя компьютера и по возвращению предлагает его охарактеризовать.

Нажмите, чтобы увеличить
Нажмите, чтобы увеличить

3. Визуальное подтверждение с помощью снимков веб камеры

Регулярные снимки с веб камеры покажут, как часто сотрудник отвлекается и почему. Кроме того, программа отсортирует их по продуктивности.

Нажмите, чтобы увеличить

3. Скрытое наблюдение

Для оценки реальной ситуации в компании необходимо правдивое поведение сотрудников: когда обычно приходят, сколько времени уделяют работе, перерывам и общению. Со скрытым режимом с Yaware.TimeTracker легко проанализировать весь рабочий день отдельного человека или отдела в целом.

Подведем итоги

Контроль нахождения сотрудников на рабочем месте можно проводить с помощью специальных программ учета. Они сделают всю механическую работу и предоставят руководителю полный отчет о рабочем дне сотрудника.

Yaware.TimeTracker покажет количество отработанных часов и то, что было сделано в этот период. Протестировав работу программы бесплатно 14 дней можно лично убедиться в ее простоте и эффективности.

Каждый руководитель заинтересован в повышении производительности труда на всех участках производства. Офисы не являются исключением. Приобретение для них современного оборудования, содержание штата сотрудников и помещения требует немалых затрат.

Только продуктивная деятельность работников позволит окупить расходы, исключить напрасное расходование средств. Определить КПД деятельности сотрудника офиса непросто. Но избежать безответственного отношения к обязанностям, исключить занятия личными делами в рабочее время можно. Справиться с этой задачей позволяет установка, эксплуатация видеонаблюдения.

Назначение офисной системы видеонаблюдения

Оборудование офиса системой видеонаблюдения позволяет решить несколько важных задач:

• Снизить количество нарушений трудовой дисциплины.
• Повысить производительность труда.
• Исключить случаи правонарушений сотрудниками и посетителями.
• Обеспечить сохранность материальных ценностей.

Установка камер повышает ответственность каждого сотрудника к своим обязанностям, исключает желание заниматься в рабочее время личными делами, покидать место без необходимости, что повышает производительность. Такие системы позволяют избежать различных правонарушений, которые имеют место в некоторых коллективах, иногда совершаются посетителями офисов. В случае порчи дорогостоящих технических средств, краж, записи наблюдения позволят выявить виновника.

Кто знает, может быть и вам удастся запечатлеть привидение в офисе:)

Приобретение надлежащего оборудования, техническое обслуживание видеонаблюдения потребуют затрат. Но они вполне оправданы, окупают себя быстро. Правильный выбор элементов системы, оптимальный режим ее работы позволят обойтись без лишних расходов, обеспечить качественный контроль сотрудников на рабочем месте.

Особенности офисных систем видеонаблюдения

К оборудованию офисных систем наблюдения необходимо подходить ответственно. Некоторые руководители решают установить скрытые камеры, замаскированные в стенах, предметах мебели и т.д. Это делает процесс более эффективным, исключает возможность укрыться от обзора видеокамер. Однако следует учесть, что законодательством запрещено применение оборудования скрытого наблюдения.

Поэтому в офисах могут использоваться только открытые камеры, должны быть вывешены соответствующие объявления об их наличии в помещении. Более того, требуется разработка трудового акта, Положения о применении системы видеонаблюдения. В нем указывается, что оборудование установлено для обеспечения безопасности сотрудников, не преследуется цель сбора информации об определенных лицах.

Выбор приборов, их установку нужно доверять только квалифицированным специалистам. Важно обеспечить профессиональное техническое обслуживание систем видеонаблюдения. Это позволит обеспечить качественную работу оборудования, исключить непредвиденные поломки, сбои в работе.

Квалифицированные сотрудники компании, обеспечивающей ТО оборудования системы, проводят профилактические осмотры, чистку приборов, их настройку, своевременную замену износившихся элементов. Сроки работ оговариваются договором. В случае аварийной поломки проводится срочный ремонт камер видеонаблюдения, приемников, передатчиков, что гарантирует постоянную качественную работу системы. Подробную информацию о спектре работ по ТО вы можете найти .