Налоговый кодекс не дает нам четкого описания процедуры и перечня документов, необходимых для оформления представительских расходов, поэтому будем действовать в соответствии с разъяснениями Минфина, по мнению которого (см. письма Минфина России от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675, от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807) «Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться , в частности (выделено мной):

— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

— смета представительских расходов;

— первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

— отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:
— цель представительских мероприятий, результаты их проведения;
— иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Выделенный мной оборот «могут являться, в частности » свидетельствует о том, что перечень документов не является исчерпывающим и обязательным. Главное, чтобы оформленные организацией документы соответствовали требованиям действующего законодательства (см.закон о бухгалтерском учете в части требований к обязательным реквизитам первичных документов) и подтверждали экономическую обоснованность произведенных расходов.

Перечисленные в письмах Минфина первичные документы относятся к конкретному мероприятию. Вместе с тем, для более полного экономического обоснования подобных затрат многие авторы рекомендуют оформлять документы общего характера (т.е. относящиеся ко всем представительским мероприятиям, а не только к конкретному). Я тоже считаю оформление общих документов оправданным, потому что они обеспечивают системный подход к однотипным по характеру расходам.

Для начала в организации следует составить смету представительских расходов на текущий год. Данная смета может утверждаться на общем собрании участников (акционеров) организации либо руководителем организации. Таким образом, в начале года составляем смету представительских расходов и утверждаем ее у руководителя или на общем собрании учредителей. Если к концу года выяснится, что смета была вовремя не утверждена, а представительские расходы имели место, сделайте соответствующий сметный расчет (с учетом фактических цифр) в конце года, а дату утверждения поставьте более раннюю (руководитель подобную бумагу утвердит «задним числом» без проблем, т.к. он, как минимум, был в курсе проведенных представительских мероприятий). Документ может выглядеть, например, так:

ООО «НАША ФИРМА»

«УТВЕРЖДАЮ»
Единственный учредитель
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
« 15» января 2011 года

Смета представительских расходов на 2011 год

Вид представительских расходов Лимит расходов на год, руб.коп.
Затраты, связанные с проведение официальных приемов (завтраков, обедов или других аналогичных мероприятий) 100 000,00

Транспортное обеспечение участников официальных приемов 25 000,00

Буфетное обслуживание во время переговоров 25 000,00

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации 10 000,00

Развлекательные мероприятия во время официальных приемов 100 000,00

ИТОГО 260 000,00

Генеральный директор

Помимо этого следует издать внутренний организационно-распорядительный документ (например, Положение о проведении представительских мероприятий, утвержденное приказом руководителя организации, или приказ), в котором могут быть отражены следующие моменты:

— порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

— порядок расходования средств на представительские расходы;

— порядок документального оформления представительских расходов;

— порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы;

— нормирование отдельных видов представительских расходов (лимитирование отдельных видов представительских расходов никакими законодательными актами не установлено, однако, данный пункт будет подтверждать, что в организации осуществляется контроль за расходование денежных средств).

Если у вас нет возможности сделать приказ с датой в начале года, а представительские расходы имели место, сделайте приказ последними числами предыдущего года.

Документ может выглядеть, например, так:

ООО «НАША ФИРМА»

О представительских расходах

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Установить на 2011 года следующие нормы расходования средств на представительские расходы:

Вид представительских расходов / Предельный лимит расходов на одного человека

Затраты, связанные с проведение официальных приемов (завтраков, обедов или других аналогичных мероприятий) до 2000 руб.в день

Транспортное обеспечение участников официальных приемов до 600 руб.в день

Буфетное обслуживание во время переговоров до 150 руб.в день

Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации до 200 руб.в день

Развлекательные мероприятия во время официальных приемов по факту

2. Предоставить право получать денежные средства для осуществления расходов в представительских целях следующим сотрудникам:

— генеральному директору __________________,

— коммерческому директору ________________,

— главному бухгалтеру ______________________,

— начальнику отдела _______________________,

— секретарю ______________________________.

3. Назначить ответственным за расходование средств на представительские цели, правильное и своевременное оформление связанных с ними документов коммерческого директора ___________________________.

4. Коммерческому директору ___________________ представлять мне на утверждение отчет о приеме каждой делегации в течение 3 рабочих дней после окончания приема.

5. Главному бухгалтеру __________________ обеспечить своевременное отражение в бухгалтерском и налоговом учете осуществленных представительских расходов с учетом требований действующего законодательства.

6. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Генеральный директор

Теперь переходим к документам для оформления конкретного представительского мероприятия.

Начинаем с приказа (распоряжения) руководителя. Дата приказа – на 2-3 недели ранее намеченного мероприятия.

ООО «НАША ФИРМА»

О проведении официального приема

С целью поддержания сотрудничества с действующими клиентами и привлечения потенциальных клиентов

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Провести официальный прием действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.

3. Коммерческому директору ____:

3.1. Подготовить и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года перечень приглашенных лиц.

3.2. Разработать программу проведения приема и представить мне на утверждение в срок до 24 декабря 2011 года.

3.3. Обеспечить ресторанное обслуживание (фуршет) во время проведения приема.

3.4. Подготовить и представить мне на утверждение отчет о проведенном приеме в срок до 31 декабря 2011 года.

4. Главному бухгалтеру ___________составить смету и выдать необходимые для организации приема наличные денежные средства в пределах сметы подотчетным лицам, имеющим право осуществлять расходы в представительских целях, в срок до 24 декабря 2011 года.

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор

Следующий документ – перечень приглашенных лиц. Учитывая стремление ФНС считать расходы экономически обоснованными в том случае, когда они напрямую повлекли получение доходов, оптимальным будет вариант, когда в перечень приглашенных лиц войдут представители организаций-заказчиков, с которыми на момент проведения приема заключены договоры, т.е. тех организаций, в адрес которых были выписаны документы по реализации после приема (возможно, немного «притянуто», зато оспорить «экономическую обоснованность» будет сложно — получение дохода налицо!). Попросите у менеджеров ФИО контактных лиц этих организаций (с этими лицами вряд ли кто будет связываться с целью проверки, но тот факт, что эти люди — реально работали в данных организациях, будет свидетельствовать о реальности проведенного мероприятия). Также в перечне приглашенных лиц укажите несколько сотрудников принимающей стороны (например, генерального директора, коммерческого директора, начальника отдела продаж или маркетинга и т.п.).

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
__________________
« 23 » декабря 2011 г.

Перечень лиц,
приглашенных на официальный прием ООО «НАША ФИРМА» 29.12.2011,
посвященный ознакомлению клиентов

Коммерческий директор

Следующий документ — программа приема.

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
__________________
« 23 » декабря 2011 г.

Программа официального приема ООО «НАША ФИРМА»,

с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
динамикой и перспективами развития компании

Формат мероприятия – официальный прием (доклады и фуршет) действующих и потенциальных заказчиков, посвященный ознакомлению клиентов с новыми услугами, товарами, результатами работы за год, динамикой и перспективами развития компании.

Цель мероприятия — поддержание сотрудничества с действующими клиентами и привлечение потенциальных клиентов.

Список докладчиков:
ФИО – генеральный директор ООО «НАША ФИРМА»;
ФИО — коммерческий директор ООО «НАША ФИРМА».

Место проведения: офис ООО «НАША ФИРМА» по адресу: Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111.

Прибытие представителей — с 12.30 до 13.00.

Открытие официального приема — 13.00.

Регламент:
13.00 — 13.30 – доклад генерального директора ФИО (тема – приветствие участников приема, результаты работы компании за год, перспективы развития компании на следующий год);

13.30 — 14.00 – доклад коммерческого директора ФИО (тема – презентация новых услуг, работ, товаров);

14.00 — 17.00 — фуршет.

Коммерческий директор

Следующий документ — смета. Для составления сметы можете использовать реальные данные о закупленных продуктах (цифры округлите — в предварительной смете сложно учесть цены до копеек).

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
__________________
« 23 » декабря 2011 г.

Смета официального приема ООО «НАША ФИРМА»,
посвященного ознакомлению клиентов
с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
динамикой и перспективами развития компании

Дата составления: 23.12.2011

Состав участников приема:
— клиентов – 8 человек,
— сотрудников ООО «НАША ФИРМА» — 4 человека.

Форма мероприятия: доклады и фуршет.

Наименование блюд и напитков/ Единица измерения/ Количество/ Цена за единицу/ Всего стоимость

Итого по смете ________________

«УТВЕРЖДАЮ»
Генеральный директор
ООО «НАША ФИРМА»
ФИО
__________________
« 30 » декабря 2011 г.

Отчет о проведении официального приема ООО «НАША ФИРМА»,
посвященного ознакомлению клиентов
с новыми услугами, товарами, результатами работы за год,
динамикой и перспективами развития компании

Дата составления: 30.12.2011

Дата проведения приема: 29.12.2011

Место проведения приема: офис ООО «НАША ФИРМА» (Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111).

Состав участников приема:

Номер п/п ФИО приглашенного лица Организация

Официальный прием проводился 29 декабря 2011 года с 12.30 до 17.00 в офисе ООО «НАША ФИРМА» по адресу: Москва, ул.Такая-то, д.1, стр.11, офис 111 в соответствии с утвержденной программой.

В пределах утвержденной сметы состоялось ресторанное обслуживание (фуршет). Общая сумма потраченных средств составила:

Наименование блюд и напитков/ Документы, подтверждающие произведенные расходы/ Сумма потраченных средств: всего; в том числе НДС/ Сумма, которая может быть учтена в расходах в целях налога на прибыль

Коммерческий директор

Главный бухгалтер

Последний документ — справка бухгалтера (для отнесения на расходы суммы представительских расходов в пределах лимита, установленного НК РФ).

ИНН0000000000/КПП 000000000

Бухгалтерская справка-расчет

по списанию в себестоимость представительских расходов

за 2011 год

Дата отчета о проведенном представительском мероприятии:

Количество участников (включая принимающую сторону):

Вид расходов:

Установленная норма расходов на человека:

Сумма расходов по нормам:

Фонд оплаты труда за налоговый период:

Максимальная сумма представительских расходов, подлежащая списанию за налоговый период:

Фактическая сумма на проведенное мероприятие:

Сумма представительских расходов, подлежащая учету в целях налогообложения прибыли, с учетом установленных в организации норм и возможного лимита:

Главный бухгалтер

Практика показывает, что все эти документы составляются после реально проведенных мероприятий самим бухгалтером. Однако, этот процесс будет сложным только в первый раз; далее все сведется к процессу «просто подставьте цифры».

Надеюсь, мой опыт будет полезен читателям.

Желаю бухгалтерам творческих успехов при оформлении фактов хозяйственной деятельности организации!

Затраты на представительские мероприятия продолжают оставаться одними из самых спорных. Уж такова их юридическая природа. Что к ним относится? Как они нормируются? Поможем снизить налоговые риски, расскажем как оформить в 2019 году и приведем образец проводок.

Мероприятия

К представительским расходам относятся затраты на официальный прием и обслуживание представителей других организаций или участников совета директоров, владельцев бизнеса.

При налогообложении можно учитывать представительские расходы. Документальное оформление в 2019 году при этом продолжает оставаться необходимостью. В эту категорию входят затраты на проведение следующих мероприятий:

1. Ведение переговоров с партнерами компании или клиентами. Сюда причисляют и контрагентов - потенциальных или ныне сотрудничающих с фирмой.
2. Заседания органов высшего руководства организации – совета директоров, председателей правления, наблюдательного совета.

Общепринятые разрешенные затраты

Совершая представительские расходы, документальное оформление необходимо только для официальных затрат, к которым причисляют такие:

1. Проведение официальных приемов, встреч и заседаний (учитываются завтраки, обеды и другие аналогичные траты), проходящих как на территории организации, так и вне ее (рестораны, гостиницы). В эту категорию входят траты на алкогольные напитки.
2. Транспортные расходы на доставку гостей к месту проведения мероприятия и обратно.
3. Услуги и затраты на буфет.
4. Оплата работы переводчиков, которые не состоят в штате компании.

Стоп-затраты

При налогообложении нельзя учесть такие статьи расходов:

1. Любые развлекательные (экскурсии, боулинг, бильярд и пр.) и оздоровительные (бассейны, фитнес-залы, сауны) мероприятия для сотрудников и клиентов, деловых партнеров.
2. Затраты на проживание и оплату проезда для лиц, прибывших из других населенных пунктов.
3. Приобретение презентов, подарков, наград и дипломов, вручаемых участникам.

Документальное оформление 2019

Конкретный перечень документов, которыми нужно подтверждать представительские расходы, в пункте 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ не установлен. Однако каждый факт хозяйственной жизни нужно оформить первичными учетными документами. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ (ч. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ, ст. 313 НК РФ).

Чтобы подтвердить представительские расходы, оформление документов первичного учета необходимо для налогообложения. Туда входят все накладные и акты. Кроме этого, следует составлять отчет о прошедшем мероприятии, который утверждает руководитель компании. В отчете прописывают следующие пункты:

1. Место и дата проведения мероприятия.
2. Программа, согласно которой мероприятие было проведено.
3. Полный состав участников со стороны принимающих и приглашенных.
4. Величина затрат на проведение события.

Проводя оформление представительских расходов, в документе необходимо указывать, были ли заключены в процессе какие-либо сделки с партнерами. Такой документ послужит подтверждением того факта, что все затраты были сопряжены с организацией представительского раута.

Перед тем как как оформить представительские расходы, состоящие из вышеперечисленных отчетов, желательно позаботиться о двух дополнительных документах:

1. Приказе на проведение представительского мероприятия, подписанном руководителем. В нем должны ясно отражаться цель события, которое вызвало подобные затраты, а также перечень сотрудников компании, которые будут принимать в нем участие.
2. Смете расходов, подтвержденной личной подписью руководителя.

Представленные образцы демонстрируют, как правильно оформить представительские расходы. Их можно использовать на любом предприятии РФ.

Представительские расходы на командировку

К представительским расходам командированного сотрудника можно отнести затраты:

• на официальный прием и (или) обслуживание (в т. ч. буфетное) представителей других организаций, а также официальных лиц самой организации;
• на транспортное обеспечение доставки к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
• на оплату услуг переводчиков (не состоящих в штате организации) во время представительских мероприятий.
  К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Такие правила установлены пунктом 2 статьи 264 Налогового кодекса РФ.

Согласно п.п. 22 п. ст.264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п.2 ст. 264 НК РФ.

Согласно п.2 ст. 264 НК РФ к представительским расходам относятся расходы на:

Проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

Транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

Буфетное обслуживание во время переговоров;

Оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате организации, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Согласно письма ФНС России от 18.04.2007 №04-1-02/306@ перечень представительских расходов является закрытым и расширенному толкованию не подлежит.

Все или часть этих расходов могут оплачиваться на наличный расчет через подотчетных лиц. При этом расходы, связанные с проведением деловых переговоров, должны быть подтверждены соответствующими документами, оформленными в соответствии с законодательством. Документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться (письмо Минфина России от 22.03.2010 №03-03-06/4/26):

Приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении представительских расходов;

Смета представительских расходов;

Первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

Отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются:

Цель представительских мероприятий, результаты их проведения;

Иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также суммы расходов на представительские цели.

Руководитель организации издает внутренние организационно-распорядительные документы, в которых отражается:

Перечень лиц, имеющих право получать средства в подотчет на представительские расходы;

Порядок выдачи подотчетных сумм на представительские расходы;

Порядок расходования таких сумм;

Документальное оформление и порядок списания подотчетных сумм по представительским расходам.

Принимая решение о проведении официального приема (встречи), руководитель принимающей организации должен издать приказ о направлении приглашения на деловую встречу, содержащий цель прибытия представителей сторонней организации. Такой целью могут быть: либо проведение переговоров в рамках уже заключенного контракта, либо установление взаимного сотрудничества по основной деятельности организации. В обязательном порядке назначается ответственное лицо за проведение официального мероприятия.

В бухгалтерскую службу организации представляется программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, количества приглашенных лиц и участников со стороны организации и со стороны приглашенных. Кроме того, в бухгалтерию должна быть представлена утвержденная руководителем смета представительских расходов, составленная на основании применяемых, на предприятии норм расходования средств на отдельные виды представительских расходов. После утверждения такой сметы подотчетному лицу в виде аванса выдаются денежные средства по расходному кассовому ордеру.

Как правило, денежные средства на представительские расходы, выдаются сотрудникам предприятия под отчет. Следовательно, на предприятии должен быть приказ руководителя о порядке выдачи подотчетных средств, в котором должен содержаться перечень лиц, которым такие денежные средства могут быть выданы. Порядок осуществления контроля над расходованием и списанием средств на представительские расходы также устанавливается приказом по организации.

После проведения переговоров, официальных встреч, работник организации, который был ответственным за проведение данных мероприятия и которому были выданы под отчет денежные средства, сдает в бухгалтерию предприятия авансовый отчет со всеми оправдательными документами (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, заказ-наряды, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы).

Представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Согласно статье 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся, в частности:

1) суммы, начисленные по тарифным ставкам, должностным окладам, сдельным расценкам или в процентах от выручки в соответствии с принятыми у налогоплательщика формами и системами оплаты труда;

2) начисления стимулирующего характера, в том числе премии за производственные результаты, надбавки к тарифным ставкам и окладам за профессиональное мастерство, высокие достижения в труде и иные подобные показатели;

3) начисления стимулирующего и (или) компенсирующего характера, связанные с режимом работы и условиями труда, в том числе надбавки к тарифным ставкам и окладам за работу в ночное время, работу в многосменном режиме, за совмещение профессий, расширение зон обслуживания, за работу в тяжелых, вредных, особо вредных условиях труда, за сверхурочную работу и работу в выходные и праздничные дни, производимые в соответствии с законодательством Российской Федерации;

4) стоимость бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством Российской Федерации коммунальных услуг, питания и продуктов, предоставляемого работникам налогоплательщика в соответствии с установленным законодательством Российской Федерации порядком бесплатного жилья (суммы денежной компенсации за непредоставление бесплатного жилья, коммунальных и иных подобных услуг);

5) расходы на приобретение (изготовление) выдаваемых в соответствии с законодательством Российской Федерации работникам бесплатно либо продаваемых работникам по пониженным ценам форменной одежды и обмундирования (в части стоимости, не компенсируемой работниками), которые остаются в личном постоянном пользовании работников. В таком же порядке учитываются расходы на приобретение или изготовление организацией форменной одежды и обуви, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации;

6) сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о труде;

7) расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством Российской Федерации, фактические расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно (включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях) в порядке, предусмотренном действующим законодательством - для организаций, финансируемых из соответствующих бюджетов и в порядке, предусмотренном работодателем - для иных организаций, доплата несовершеннолетним за сокращенное рабочее время, расходы на оплату перерывов в работе матерей для кормления ребенка, а также расходы на оплату времени, связанного с прохождением медицинских осмотров;

8) денежные компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством Российской Федерации;

9) начисления работникам, высвобождаемым в связи с реорганизацией или ликвидацией налогоплательщика, сокращением численности или штата работников налогоплательщика;

10) единовременные вознаграждения за выслугу лет (надбавки за стаж работы по специальности) в соответствии с законодательством Российской Федерации;

11) надбавки, обусловленные районным регулированием оплаты труда, в том числе начисления по районным коэффициентам и коэффициентам за работу в тяжелых природно-климатических условиях;

12) надбавки за непрерывный стаж работы в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, в районах европейского Севера и других районах с тяжелыми природно-климатическими условиями;

12.1) стоимость проезда по фактическим расходам и стоимость провоза багажа из расчета не более 5 тонн на семью по фактическим расходам, но не выше тарифов, предусмотренных для перевозок железнодорожным транспортом работнику организации, расположенной в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (в случае отсутствия железной дороги указанные расходы принимаются в размере минимальной стоимости проезда на воздушном транспорте), и членам его семьи в случае переезда к новому месту жительства в другую местность в связи с расторжением трудового договора с работником по любым основаниям, в том числе в случае его смерти, за исключением увольнения за виновные действия;

13) расходы на оплату труда, сохраняемую в соответствии с законодательством Российской Федерации на время учебных отпусков, предоставляемых работникам налогоплательщика, а также расходы на оплату проезда к месту учебы и обратно;

14) расходы на оплату труда за время вынужденного прогула или время выполнения нижеоплачиваемой работы в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации;

15) утратил силу;

16) суммы платежей (взносов) работодателей по договорам обязательного страхования, суммы взносов работодателей, уплачиваемых в соответствии с Федеральным законом "О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений", а также суммы платежей (взносов) работодателей по договорам добровольного страхования (договорам негосударственного пенсионного обеспечения), заключенным в пользу работников со страховыми организациями (негосударственными пенсионными фондами), имеющими лицензии, выданные в соответствии с законодательством Российской Федерации, на ведение соответствующих видов деятельности в Российской Федерации.

17) суммы, начисленные в размере тарифной ставки или оклада (при выполнении работ вахтовым методом), предусмотренные коллективными договорами, за календарные дни нахождения в пути от места нахождения организации (пункта сбора) к месту работы и обратно, предусмотренные графиком работы на вахте, а также за дни задержки работников в пути по метеорологическим условиям;

18) суммы, начисленные за выполненную работу физическим лицам, привлеченным для работы у налогоплательщика согласно специальным договорам на предоставление рабочей силы с государственными организациями;

19) в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, начисления по основному месту работы рабочим, руководителям или специалистам налогоплательщика во время их обучения с отрывом от работы в системе повышения квалификации или переподготовки кадров;

20) расходы на оплату труда работников-доноров за дни обследования, сдачи крови и отдыха, предоставляемые после каждого дня сдачи крови;

21) расходы на оплату труда работников, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, за выполнение ими работ по заключенным договорам гражданско-правового характера (включая договоры подряда), за исключением оплаты труда по договорам гражданско-правового характера, заключенным с индивидуальными предпринимателями;

22) предусмотренные законодательством Российской Федерации начисления военнослужащим, проходящим военную службу на государственных унитарных предприятиях и в строительных организациях федеральных органов исполнительной власти, в которых законодательством Российской Федерации предусмотрена военная служба, и лицам рядового и начальствующего состава органов внутренних дел, Государственной противопожарной службы, предусмотренные федеральными законами, законами о статусе военнослужащих и об учреждениях и органах, исполняющих уголовные наказания в виде лишения свободы;

23) доплаты инвалидам, предусмотренные законодательством Российской Федерации;

24) расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам и (или) в резерв на выплату ежегодного вознаграждения за выслугу лет, осуществляемые в соответствии со статьей 324.1 настоящего Кодекса;

24.1) расходы на возмещение затрат работников по уплате процентов по займам (кредитам) на приобретение и (или) строительство жилого помещения. Указанные расходы для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 3 процентов суммы расходов на оплату труда;

25) другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором. 3

Представительскими называют расходы, предназначенные для осуществления приемов будущих деловых компаньонов. Их перечень ограничивается трудовым кодексом, выдаются деньги только определенному кругу лиц, закрепленных в приказе о подотчетных лицах. Порядок проведения переговоров и расходования представительских денег определяют в приказе, образец которого можно скачать ниже.

Перечень представительских расходов обозначен Налоговым кодексом (п.2 ст.264):

• оплата деловых приемов, заседаний в гостиничных и ресторанных комплексах или собрание с партнерами на территории предприятия (к примеру, завтраки и обеды);
• расходы на крепкие, алкогольные напитки и буфет;
• затраты на препровождение гостей до пункта назначения;
• оплата работы переводчика, не являющегося частью коллектива фирмы.

Данные издержки позволяют компании, применяющей для работы общую систему налогообложения, сократить налогооблагаемую базу в пределах установленного лимита - 4% от суммы расходов фирмы на заработную плату. Чтобы иметь возможность списания данных расходов, необходимо подготовить приказ на представительские расходы.

Расходы на аренду переговорной комнаты или банкетного зала, развлекательные мероприятия (боулинг, сауна, экскурсии), лечение заболеваний, проведение юбилейного торжества сотрудника, оформление праздников, приобретение сувенирной продукции, подарков и наград не могут уменьшить базу для исчисления налога на прибыль.

Основным документом является приказ на представительские расходы, удостоверяющий факт их реализации и обоснованности.

Приказ может выглядеть следующим образом:

Как составить приказ на представительские расходы в 2017 году

Каждая организация вправе самостоятельно разработать форму приказа.

Данный документ содержит сведения:

• название хозяйствующего субъекта;
• заголовок приказа (о проведении переговоров, делового обеда) и его порядковый номер;
• дата составления документа и месторасположение субъекта;
• цель мероприятия (поддержание делового общения, увеличение объемов продаж);
• обозначение ответственных специалистов за исполнение данной процедуры с указанием определенных задач для каждого работника;
• дата и время мероприятия;
• перечисление запланированных рабочих моментов;
• назначение ответственного сотрудника за составление сметы расходов и контроля выполнения распоряжения и последующего формирования отчета о совершенных действиях;
• указание бухгалтеру о выдаче необходимой суммы;
• виза руководителя субъекта и указанных в документе специалистов.

В форме приложений к приказу могут выступать программа мероприятия и смета представительских расходов.

Программа отражает все запланированные этапы с указанием конкретного времени и день официального приема.

Смета расписывается для каждого пункта затрат в отдельности: транспорт, обслуживание банкета, цветы, сувениры. Оба документа обязательно утверждаются директором компании.

Когда сумма расходов одобрена работодателем, работнику, обозначенному в приказе, выдаются деньги под отчет из кассы компании. В произвольной форме пишется заявление директору с обозначением размера денежной суммы и срока ее выдачи.

Оформление итогов деловой встречи

По завершении деловых переговоров сотрудником, ответственным за их проведение и контроль переговоров, на имя руководителя предприятия составляется отчет о выполненных задачах и достигнутых результатах. К примеру, отразить подписание нового договора поставки, увеличение номенклатуры товара по уже заключенного контракту.

В отчете также фиксируется наличие остатка денежных средств от выделенной суммы или его отсутствие, дополнительные расходы.

Затем составляется акт на списание расходов (представительских), отображающий точную сумму понесенных затрат, которые должны быть подтверждены соответствующими накладными, договорами, чеками. Бланк подписывается директором предприятия и главным бухгалтером.

Признание затрат представительскими для налогового законодательства не зависит от исхода переговоров (достигнута ли цель по заключению нового контракта), главное, чтобы вся первичная документация соответствовала нормам ст.9 №402-ФЗ. В противном случае, расходы не будут отнесены к представительским и автоматически попадают в базу для налогообложения прибыли.

Образец оформления

Образец приказа на представительские расходы 2017 — скачать.

Документальное оформление представительских расходов

Для развития бизнеса, для расширения взаимовыгодного сотрудничества со своими партнерами и клиентами и заключения новых и новых договоров компания должна проводить разного рода мероприятия. Зачастую они затрагивают большинство сотрудников. Обычно руководитель поручает организацию встреч и банкетов секретариату, но такое счастье иногда выпадает и на долю отдела кадров. Это значит, что кадровику нужно будет составить план мероприятия и смету расходов. Если руководитель одобрит задуманное, то можно начинать подготовку к проведению встречи. Но самое главное испытание будет ждать кадрового работника не во время мероприятия, а уже после того, как "отшумит веселье".

Дело в том, что на организатора ложится бремя по сбору и подготовке документов по корпоративному мероприятию. От того, насколько грамотно он с этим справится, будет зависеть возможность учесть расходы. Напомним, что затраты на проведение таких мероприятий принято называть представительскими расходами.

Существует одна насущная проблема, связанная с представительскими расходами. Чтобы списать их, расходы нужно экономически обосновать и подтвердить документально, иначе государственные ревизоры при первой же проверке могут придраться.

Однако на настоящий момент законодательно не утвержден конкретный перечень документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок их документального оформления и контроля. Автор расскажет, как документально оформить представительские расходы и каковы особенности их учета.

Разумные принципы

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются экономически обоснованные и документально подтвержденные затраты, которые были осуществлены организацией. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, заверенные документами, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Поэтому оформлению документов на представительские расходы кадровый работник должен уделить особое внимание. Речь идет как о внутренних распорядительных документах, так и о внешних первичных документах (счета-фактуры, накладные, акты, товарные чеки и т.д.).

Поскольку конкретного перечня документов, которые необходимо оформить для включения представительских расходов в общие затраты, не существует, компания может самостоятельно определить порядок расходования средств по данной статье, их документального оформления и контроля.

С одной стороны, это действительно преимущество.

Ведь организация может в произвольной форме отразить подобные расходы, а затем списать. С другой стороны, такая "произвольность" дает простор для придирок со стороны государственных контролеров. Итак, какими документами должны быть подтверждены представительские мероприятия?

Внутренняя документация

Представительские расходы оформляются следующими внутренними организационно-распорядительными документами:

1. Приказом руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели.
2. Программой мероприятий, составом делегации с указанием должностей приглашенной стороны.
3. Списком представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа.
4. Перечнем должностных лиц организации, которые имеют право получать под отчет средства на проведение представительских мероприятий.
5. Порядком выдачи под отчет средств на представительские мероприятия.
6. Сметой представительских расходов. В ней следует указать предполагаемую величину расходов с разбивкой по конкретным статьям расходов. Кроме того, необходимо определить лицо, которое будет отвечать за прием делегации и за все произведенные расходы.
7. Актом (отчетом) об осуществлении представительских расходов. Этот документ должен быть подписан руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически произведенных представительских расходов, а также даны ссылки на документы, подтверждающие произведенные расходы.
8. Отчетом об израсходованных сувенирах или образцах готовой продукции с указанием того, что, кому и в каком количестве вручено.
9. Меню, утвержденным директором столовой, если обед предоставлялся столовой предприятия. Калькуляция должна составляться без наценки.
10. Авансовым отчетом с приложением подлинников соответствующих первичных документов: чеков ККМ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.

Кадровый работник оформляет перечисленные выше документы под конкретное мероприятие, которое ему поручили организовать. Все они, за исключением авансового отчета, должны содержать обязательные реквизиты, о которых идет речь в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Напомним эти реквизиты:

• название документа;
• дата составления;
• наименование организации, которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции;
• измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
• наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Кроме того, в этих документах необходимо отразить следующую информацию:

• дату деловой встречи или приема;
• место проведения этого мероприятия;
• программу мероприятий;
• состав участников со стороны организации и представителей другой организации;
• цель проведения мероприятия;
• сумму предполагаемых расходов.

По мнению налоговых органов, если организация имеет в наличии все перечисленные выше подтверждающие документы, то расходы на проведение встречи с организацией — партнером по бизнесу могут быть признаны представительскими расходами для целей налогового учета, даже если в акте не указаны фамилии, имена и отчества присутствующих представителей организации-партнера.

Поэтому кадровый работник должен тщательно подготовить документы в соответствии с вышеуказанными требованиями, чтобы у бухгалтера, который затем будет заниматься их учетом, не возникло проблем с отнесением затрат на представительские расходы.

Справка. Цель официальных приемов должна быть приведена в соответствие с теми формулировками, которые приведены в п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ.

Фрагмент документа. Пункт 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ

К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

Например , цели проведения официального приема могут быть следующие:

1. Обсуждение вопросов об исправлении недочетов в работах по существующим контрактам.
2. Обсуждение вопросов о финансировании работ по существующим контрактам или об увеличении объемов финансирования по этим контрактам.
3. Обсуждение вопроса о заключении новых контрактов.
4. Обсуждение технических аспектов существующих и предполагаемых контрактов (технические термины и т.д.).

Эти формулировки в качестве типовых, а также другие технические аспекты встречи, рекомендуется отражать во всех внутренних документах организации: в приказе на организацию официального приема, в программе проведения встречи, в отчете о проведенных переговорах.

Нужно, чтобы кадровый работник, занимающийся организацией мероприятия, договорился с приглашенными контрагентами о фигурировании формулировки "проведение переговоров" и в первичных документах по представительским расходам, которые от них получит компания-организатор.

Чтобы бухгалтер впоследствии мог включить представительские расходы в состав затрат по обычным видам деятельности, кадровый работник должен позаботиться, чтобы прослеживалась взаимосвязь между официальным приемом и деятельностью предприятия. Это может быть подтверждено:

• заключенными договорами;
• подписанными контрактами, протоколами о намерениях;
• деловой перепиской.

Итогом заседания совета, общего собрания акционеров, правления должно быть принятие решения или протокола.

Нередко у бухгалтеров возникает вопрос, в каком размере можно учесть представительские расходы, если фактические затраты отличаются от запланированных?

Мнение налоговиков по этому вопросу следующее. Если фактические затраты будут меньше, чем те, которые предусмотрены программой, то в расходах можно учесть фактические затраты. Но если фактические расходы превысят запланированные, то прибыль можно уменьшить только на сумму запланированных расходов.

На наш взгляд, такая позиция не является верной.

В соответствии с п. 42 ст. 270 НК РФ на представительские расходы может быть потрачено не более 4 процентов от расходов на оплату труда за тот налоговый (отчетный) период, в котором произведены представительские расходы. Поэтому отнесение затрат к представительским расходам зависит от соблюдения этого лимита. Никаких других ограничений Налоговым кодексом не установлено.

Это значит, что кадровый работник должен составить смету по представительским расходам так, чтобы плановые расходы имели большую величину, чем организация хотела бы израсходовать на проведение деловых встреч. В этом случае предприятие обязательно уложится в сумму заранее оговоренных представительских расходов.

Первичные документы

После проведения представительских мероприятий кадровый работник — организатор должен собрать все документы, которые подтверждают расходы, понесенные фирмой на проведение официального приема.

1. Затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участников).

Приобретение продуктов подотчетными лицами при проведении официального приема приходуется по данным авансового отчета.

Эти продукты списываются на основании:

• товарных накладных типовой унифицированной формы N ТОРГ-12;
• накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары типовой унифицированной формы N ТОРГ-13.

Списание других материальных ценностей, например, сувениров, оформляется требованием-накладной типовой унифицированной формы N М-11, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а.

1. Транспортное обеспечение участников приема.

Одним из видов представительских расходов является транспортировка гостей в период проведения переговоров (из аэропорта в гостиницу, из гостиницы к месту переговоров и обратно) (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Транспортировку делегации может осуществлять специализированная организация, с которой принимающая сторона должна заключить соответствующий договор. После оказания транспортных услуг принимающая сторона должна получить:

• двусторонний Акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;
• счет на оплату транспортных услуг;
• счет-фактуру на сумму оказанных транспортных услуг;
• путевые листы автомобилей, оказывавших транспортные услуги.

Для транспортного обслуживания принимающая сторона может задействовать собственный транспорт. В этом случае документами, которые подтверждают факт осуществления представительских расходов, будут:

• путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;
• авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков АЗС.

1. Буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий культурной программы.

В буфетное обслуживание включается, как правило, предложение участникам во время кратковременных перерывов на переговорах чая, кофе, минеральной воды, соков и т.д.

Расходы на буфетное обслуживание оформляются:

• счетами;
• договорами на оказание услуг;
• заказ-счетами типовой унифицированной формы N ОП-20, актами на отпуск питания по безналичному расчету типовой унифицированной формы N ОП-22, которые утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132.

1. Оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Указанные расходы подтверждаются договором и актом приемки-передачи услуг.

1. Посещение культурно-зрелищных мероприятий.

Посещение культурно-зрелищных мероприятий может быть подтверждено накладной на приобретение входных билетов.

Пример 1 .

Утверждаю
Генеральный директор
ООО "Оранта-М"
Петров
——— П.П. Петров
(подпись)
11.01.2007
——————
(дата утверждения)

Акт о списании представительских расходов на официальный прием представителей ЗАО "Фаст Винд" 05.01.2007

Ответственный Федосов
за проведение мероприятия ————- Ф.Ф. Федосов
(подпись)
Иванов
Директор кадровой службы ————- И.И.

Иванов
(подпись)
Козырев
Главный бухгалтер ————- К.К. Козырев
(подпись)

Можно ли учесть чаевые

Возникает еще одна интересная проблема при проведении мероприятия вне стен организации — учет чаевых. Ни для кого не секрет, что помимо обеда или ужина в ресторане принимающей стороне в соответствии с общепринятыми нормами этикета приходится давать чаевые официанту. Конечно, никаких оправдательных документов в этом случае сотрудник представить не может, ведь сумма чаевых не включается в счет и не является оплатой услуг ресторана.

Если речь идет о работнике, который представляет интересы компании во время деловой встречи, то организация может компенсировать его расходы на чаевые официанту на основании его заявления и распоряжения руководителя организации.

Возникает вопрос, как учитывать подобные расходы? Так как сумма возмещения включается в налогооблагаемый доход сотрудника, то целесообразно сумму чаевых увеличить на величину НДФЛ, которая будет удержана с работника. Для этого сумму чаевых необходимо разделить на 87 процентов. В этом случае работник ничего не потеряет.

Если же речь идет об уплате чаевых из корпоративного кармана, то, поскольку их сумма не подтверждается документально, учесть в составе представительских расходов эти затраты нельзя.

Пример 2 . Сотрудник ЗАО "Роза" проводит встречу с деловыми партнерами. Официальный прием был организован в ресторане. После делового ужина сотрудник дал официанту чаевые в размере 500 руб.

На основании заявления сотрудника и распоряжения руководителя ЗАО "Роза" организация компенсировала ему расходы на чаевые с учетом НДФЛ в размере:

500 руб. : 87% = 500: 0,87 = 574,71 руб.

Компания относит эти расходы на прочие расходы.

* * *

Итак, существует масса насущных проблем, связанных с представительскими расходами и их отражением в документации компании. Но за основу вы можете взять приведенный выше порядок. Если же ревизоры придут с проверкой, то этот порядок можно объяснить, ссылаясь на внутренние документы компании — устав, положение о работе в компании и т.д. Очень важно не забыть: любой порядок документирования представительских расходов лучше "закрепить" на бумаге. Тогда организация и проведение корпоративных мероприятий не будут головной болью ни для вас, ни для вашего бухгалтера.

К.А.Либерман

HR-консультант

Как составляется приказ о представительских расходах

Представительские расходы — это траты подотчетного лица в интересах компании, перечисленные в п.2 ст.264 НК РФ. Для их произведения необходимо оформить приказ, где будет указана сумма к расходованию, а также сведения о направлении представительских трат. Образец приказа можно скачать ниже.

К числу представительских расходов можно отнести затраты подотчетного лица на проведения различных мероприятий, встреч партнеров, деловых бесед, организация проживания гостей компании, их питания (например, завтраки, обеды с представителями контрагентов), траты на перевозку гостей фирмы до места их проживания, затраты на услуги переводчика для иностранных гостей.

Денежные средства для произведения подобных мероприятий выдаются в подотчет представителю компании на основании его заявления, обосновывающего траты. После согласования заявления с руководителем и подтверждения отсутствия долгов по ранее выданным авансовым суммам подотчетное лицо может получить денежные средства на представительские расходы.

Компания может установить нормы подобных трат на год вперед, ограничив размеры расходов нормами по различным видам представительских затрат. Приказ может быть издан в отношении конкретного мероприятия, которое нужно организовать компании, например, приказ об организации переговоров.

Как оформить приказ о представительских расходов

Если распоряжение составляется в целом по предприятию на год с целью установления норм представительских затрат, то отдается распоряжение установить данные нормы в определенном размере — далее приводится перечень расходов с указанием расходов в рублях на одного человека в сутки.

В таком приказе назначается ответственное за исполнение и контроль лицо. Такое документ составляется в начале года, на который составляется смета.

Скачать образец приказа о представительских расходов на 2018 год — ссылка.

Если распоряжение издается в отношении конкретного мероприятия — переговоры, встреча, деловой обед и пр., то указывается соответствующий заголовок, кратко описывающий суть содержимого.

1. Провести указанное мероприятие — указываются сведения о событии, которое нужно организовать, дате и месте его проведения, а также перечень лиц, которые должны данное мероприятие подготовить, именно этим лицам выдаются на руки средства на представительские расходы, связанные с указанным событием;
2. Сведения о программе проведения мероприятия, которым нужно руководствоваться назначенным лицам;
3. Производить представительские траты с учетом составленной для данного мероприятия сметы;
4. Подготовить документацию ответственными лицами о проведенном мероприятии и потраченных средствах — обычно отводится срок не более трех дней на подготовку отчетов, акта списания денег и прочие бумаги;
5. Оформить списание представительских расходов на основании документов, представленных ответственными лицами, в бухгалтерском учете, данное распоряжение обычно отдается главному бухгалтеру;
6. Назначить лицо, ответственное за контроль исполнения приказа.

Такой распорядительный бланк утверждается руководителем, после чего с ним знакомятся все проименованные в нем ответственные лица под роспись.

Скачать образец

Образец приказа о проведении переговоров — скачать.

“Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности“, 2010, N 9

Представительские расходы. Как избежать ошибок при их отражении?

Финансово-хозяйственная жизнь бюджетных учреждений невозможна без осуществления представительских расходов. Обсуждение возможного договора с потенциальными партнерами во время делового обеда, угощение принимаемых делегаций чаем, кофе, конфетами — все эти приемы позволяют повысить эффективность проводимых переговоров. Как правильно отразить представительские расходы в бухгалтерском и налоговом учете и избежать нареканий со стороны контролирующих органов? Ответ на этот вопрос вы узнаете из нашей статьи.

Представительские расходы: определяем понятие

Чтобы избежать ошибок при отражении представительских расходов, следует четко представлять, какие затраты можно отнести на данную расходную статью. Актуальность определения этого понятия во многом обусловлена и тем, что руководители вкладывают в него гораздо больший смысл, чем это предполагает действующее законодательство.

Начнем с того, что определения представительских расходов в бюджетном законодательстве нет, поэтому обратимся за соответствующими разъяснениями к Налоговому кодексу.

Подпункт 22 п. 1 ст. 264 НК РФ относит к представительским расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах, в целях установления и поддержания сотрудничества.

Примечание. К представительским налоговое законодательство относит расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества.

Однако более полное и подробное определение дает п. 2 ст. 264 НК РФ: здесь к представительским относятся расходы организации на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий.

Также п. 2 ст. 264 НК РФ приводит, насколько это возможно, подробный перечень расходов, относящихся к представительским:

— расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для представителей других организаций, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;

— транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;

— буфетное обслуживание во время переговоров;

— оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации-налогоплательщика, во время проведения представительских мероприятий.

Однако ситуации, возникающие в реальной жизни, зачастую не регламентированы нормами НК РФ.

Какие еще расходы можно отнести к категории представительских? Ответ на поставленный вопрос постараемся извлечь из разъяснений главного финансового ведомства:

— расходы на переговоры не только с существующими клиентами, но и с потенциальными (Письмо Минфина России от 16.11.2009 N 03-03-06/1/759);

— расходы на переговоры не только с юридическими, но и с физическими лицами, в том случае, когда последние являются потенциальными клиентами организации (Письмо Минфина России от 27.05.2009 N 03-03-06/1/351);

— расходы на переговоры с физическими лицами — клиентами организации, в том числе в неофициальной обстановке (во время завтраков, обедов и иных аналогичных мероприятий) (Письмо Минфина России от 27.03.2009 N 03-03-06/2/64);

— расходы на организацию официальной встречи с клиентами в части расходов на приобретение продуктов питания, в том числе спиртных напитков (Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176). По мнению Минфина, расходы организации на алкогольную продукцию при проведении официального приема могут включаться в представительские расходы, которые учитываются в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении переговоров (сделок). При этом ст. 5 ГК РФ признает обычаем делового оборота сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством, независимо от того, зафиксировано оно в каком-либо документе или нет.

Аналогичная позиция представлена и в более поздних разъяснениях Минфина России (Письмо от 26.03.2010 N 03-03-06/2/59).

Также Минфин говорит о том, какие расходы нельзя учесть как представительские:

— расходы на оплату проживания участников иностранной делегации (не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли, так как данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ) (Письмо Минфина России от 16.04.2007 N 03-03-06/1/235);

— затраты на проживание в гостинице официальных лиц — деловых иностранных партнеров, которые приехали на официальную встречу в целях установления и поддержания долгосрочного сотрудничества (Письмо УФНС России по г. Москве от 12.04.2007 N 20-12/034115);

— расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний (Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176);

— расходы на приобретение призов, изготовление дипломов, оформление зала (п. 2 ст. 264 НК РФ не предусмотрены и, следовательно, не могут быть учтены в составе представительских расходов для целей налогообложения прибыли) (Письмо Минфина России от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176).

Представительские расходы: подтверждаем документально

Все расходы как в налоговом, так и в бухгалтерском учете в обязательном порядке должны быть подтверждены документально. Каких документов достаточно будет для подтверждения? Мнение специалистов Минфина России о составе документов, подтверждающих представительские расходы, содержится в Письме от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26. Согласно положениям указанного Письма такими документами признаются:

— приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;

— смета представительских расходов;

— первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

— отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются цель представительских мероприятий, результаты их проведения и иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.

Смета расходов должна включать в себя:

— время и место проведения мероприятий;

— состав участников мероприятий;

— величину расходов на прием и обслуживание делегаций.

После осуществления всех предусмотренных сметой расходов составляется отчет, в котором указываются все произведенные представительские расходы, а также цель, результаты, дата и место проведения представительских мероприятий, их программа. При этом все расходы, перечисленные в отчете, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.

Если товары (услуги) на представительские цели приобретены подотчетным лицом, то подтверждающими являются первичные документы, выданные соответствующими организациями указанному подотчетному лицу. Например, кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказанных услуг) и т.д., а также авансовый отчет об использовании подотчетных сумм.

При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будет служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), счет-заказ, счет-фактура. Если привлекаются переводчики, не состоящие в штате организации, расходы также подтверждаются соответствующими договорами, актами выполненных работ и иными документами.

Стоит отметить, что, по мнению судебных органов, наличие сметы для подтверждения таких расходов не обязательно (Постановление ФАС СЗО от 14.01.2008 по делу N А56-338/2007).

После осуществления представительских расходов налогоплательщик также составляет акт об их осуществлении, утверждаемый руководителем организации, с указанием сумм фактически произведенных представительских расходов.

Если же подтверждающие документы отсутствуют или не оформлены соответствующим образом, осуществленные расходы представительскими не признаются.

Об этом, в частности, сказано в Письме Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26. Поддерживают специалистов Минфина и судебные органы.

Так, в Постановлении ФАС УО от 24.03.2005 N Ф09-971/05-АК рассмотрена кассационная жалоба налогоплательщика на решение арбитражного суда и апелляционной инстанции о неправомерности решения налогового органа. Судами сделан вывод, что осуществленные налогоплательщиком расходы на прием и обслуживание иностранной делегации нельзя считать представительскими, так как подтверждающие произведенные расходы документы не оформлены в соответствии с порядком, установленным законодательством РФ.

Представительские расходы: определяем размер

Согласно п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В соответствии с гл. 25 НК РФ перечень расходов, относимых к оплате труда, определен в ст. 255 НК РФ. Стоит отметить, что, в отличие от Инструкции N 148н <1>, перечень расходов на оплату труда в ст. 255 НК РФ гораздо шире.

———————————
<1> Инструкция по бюджетному учету, утв. Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н.

Для расчета предельного размера представительских расходов надо брать начисленную сумму расходов на оплату труда (п. 4 ст. 272 НК РФ).

На основании п. 7 ст. 274, ст. 315 НК РФ при расчете налоговой базы по налогу на прибыль доходы и расходы определяются нарастающим итогом с начала налогового периода. Следовательно, в течение налогового периода сумма расходов на оплату труда в целях обложения налогом на прибыль увеличится.

Значит, будет изменяться и предельный размер представительских расходов, который может быть учтен в целях налогообложения.

Из всего сказанного можно сделать вывод: сверхнормативные представительские расходы, которые не были признаны бюджетным учреждением при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде, могут быть учтены им соответствующим образом в последующих отчетных периодах текущего календарного года (п. 42 ст. 270 НК РФ).

Для справки. В соответствии со ст. 285 НК РФ налоговым периодом по налогу на прибыль признается календарный год, а отчетным — I квартал, полугодие и девять месяцев календарного года.

Отчетными периодами для налогоплательщиков, исчисляющих ежемесячные авансовые платежи исходя из фактически полученной прибыли, признаются месяц, два месяца, три месяца и т.д. до окончания календарного года.

Пример 1. В федеральный научно-исследовательский институт с 12 по 16 марта 2010 г. для проведения конференции с целью обмена опытом приглашена делегация из Германии, состоящая из 12 человек. Оплата приема и обслуживания иностранной делегации произведена за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, не облагаемых НДС. Общая сумма расходов составила 32 175 руб., в том числе:

— официальный прием в ресторане (12 чел. иностранной делегации + 3 чел. принимающей стороны) — 7800 руб.;

— заключение договора с высшим образовательным учреждением на оказание услуг переводчиков (3 чел.) — 6000 руб.;

— буфетное обслуживание иностранной делегации во время конференции (12 чел. + 3 переводчика) — 1875 руб.;

— заключение договора на транспортное обслуживание делегации — 15 000 руб.;

— посещение иностранной делегацией драматического театра — 1500 руб.

Фонд оплаты труда за 3 месяца 2010 г. (январь — март) в федеральном научно-исследовательском институте составит 700 000 руб.

Исходя из положений ст. 264 НК РФ к представительским расходам федерального научно-исследовательского института будут отнесены официальный прием делегации, оплата услуг переводчиков, буфетное и транспортное обслуживание, то есть для целей налогообложения расходы на прием и обслуживание иностранной делегации будут учтены в сумме 30 675 руб. (7800 + 6000 + 1875 + 15 000). Расходы на посещение театра не будут учитываться в целях исчисления налога на прибыль, так как согласно п. 2 ст. 264 НК РФ они относятся к расходам на организацию развлечений, отдыха.

С учетом того, что произведенные расходы на прием и обслуживание иностранной делегации превышают установленные нормативы для исчисления налога на прибыль в сумме 28 000 руб. (700 000 руб. x 4%), в целях налогообложения представительские расходы будут приняты в пределах норматива. Сверхнормативные расходы в размере 2675 руб. (30 675 — 28 000), которые не были признаны федеральным научно-исследовательским институтом при исчислении налога на прибыль в одном отчетном периоде, могут быть учтены в последующих отчетных периодах текущего календарного года.

Представительские расходы: отражаем в бухгалтерском учете

В соответствии с Письмом Минфина России от 05.02.2010 N 02-05-10/383 “О направлении Методических рекомендаций по применению классификации операций сектора государственного управления“ учет представительских расходов и расходов протокольного характера согласно законодательству РФ, расходов, осуществляемых при приеме и обслуживании иностранных делегаций (на оплату найма жилого помещения, питания, проведения официальных приемов (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), буфетного обслуживания, мероприятий культурной программы, бытового обслуживания, услуг переводчиков, сувениров и памятных подарков, услуг залов официальных лиц и делегаций в аэропортах и на вокзалах, аренды помещений, транспортного обеспечения), осуществляется по статье 290 “Прочие расходы“ КОСГУ.

Несмотря на специфический характер затрат, бухгалтерский учет представительских расходов довольно банален и сводится в основном к отражению операций по договорам возмездного оказания услуг и расчетам с подотчетными лицами.

Расходы на прием и обслуживание иностранных делегаций и отдельных лиц могут быть произведены как за наличный, так и за безналичный расчет.

Оплата представительских расходов наличными денежными средствами осуществляется путем выдачи денег в подотчет и отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 “Расчеты с подотчетными лицами“ и кредиту счета 201 04 610 “Выбытия из кассы“. После осуществления представительских расходов принятие их к бухгалтерскому учету отражается по дебету счета 106 04 340 “Увеличение стоимости изготовления материальных запасов готовой продукции (работ, услуг)“ и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000.

Пример 2. Воспользуемся данными примера 1. Предположим, что оплата услуг транспортной организации и переводчиков в сумме 21 000 руб. произведена с лицевого счета федерального научно-исследовательского института. Остальные расходы на прием и обслуживание иностранной делегации на общую сумму 11 175 руб. оплачены за счет наличных денежных средств. Лицевой счет обслуживается в ОФК.

В бухгалтерском учете федерального научно-исследовательского института операции отразятся следующим образом:

————————————-T————T————T———-¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦ Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦ руб. ¦
¦Выданы под отчет денежные средства ¦2 208 18 560¦2 201 04 610¦ 11 175 ¦
¦на представительские расходы ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Списаны расходы на прием и ¦ ¦ ¦ ¦
¦обслуживание иностранной делегации: ¦ ¦ ¦ ¦
¦- в части расходов, относимых на ¦2 106 04 340¦2 208 18 660¦ 9 675 ¦
¦себестоимость товаров, работ, услуг;¦(статья 290 ¦ ¦ ¦
¦ ¦КОСГУ) ¦ ¦ ¦
¦- за счет средств, остающихся после ¦2 401 01 130¦2 208 18 660¦ 1 500 ¦
¦уплаты налога на прибыль (расходы ¦(статья 290 ¦ ¦ ¦
¦на посещение театра) ¦КОСГУ) ¦ ¦ ¦
+————————————+————+————+———-+
¦Оказаны транспортные услуги и услуги¦2 106 04 340¦2 302 18 730¦ 21 000 ¦
¦переводчиков ¦ ¦ ¦ ¦Выдача новогодних подарков детям сотрудников

Образец 1

Утверждаю

Директор АО «ЛЮТИК»

«__»_____________2017 г.

ПОЛОЖЕНИЕ
о представительских расходах в АО «ЛЮТИК»

1. Определения

Представительские расходы - расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций (в том числе иностранных), участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, независимо от его места проведения. Официальный прием - мероприятие, проводимое с участием официальных лиц организаций.

Официальные лица - лица, являющиеся представителями организации, имеющие предоставленные организацией полномочия на участие в официальных мероприятиях и подписание официальных документов.

К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний.

2. Порядок получения средств на представительские расходы

При проведении мероприятий по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах или участников, прибывших на заседания совета директоров ответственный за визит делегации, не менее чем за три дня представляет в отдел планирования и бюджетирования следующие документы:

Утвержденную программу проведения деловой встречи, пребывания делегации;

Утвержденную смету расходов на проведение деловой встречи, прием делегации.

Смета расходования денежных средств на представительские нужды должна содержать сведения о принимаемой делегации (название организации, срок и пребывания, количество и фамилии участников, наименование видов расходов с постатейным указанием выделяемых средств). Смета согласовывается с отделом планирования и бюджетирования и глазным бухгалтером (или лицом его замещающим) и утверждается директором АО «ЛЮТИК».

3. Порядок получения средств на буфетное обслуживание

В минимальный комплект продуктов могут входить кофе, чай, сахар, печенье, конфеты и другие бакалейные товары.

4. Порядок формирования отчета об использовании средств на представительские расходы

Все подтверждающие данные расходы документы, а именно:

Распоряжение генерального директора об осуществлении расходов на указанные цели;

Утвержденную смету представительских расходов на данный прием;

Утвержденную программу проведения деловой встречи, переговоров;

Приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций (счета и квитанции из кафе ресторанов с обязательным приложением чека ККМ, счета-фактуры);

Акт о произведенных представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, который должен быть подписан руководителем (или его заместителем) и сотрудником структурного подразделения, ответственным за прием делегации и утвержден директором АО «ЛЮТИК»;

Отчет (протокол совещания) о представительском мероприятии, результаты его проведения.

Вышеуказанный пакет документов на следующий день, после проведения окончания переговоров, сдается начальнику хозяйственного отдела.

Подотчетное лицо - начальник хозяйственного отдела отчитывается перед бухгалтерией об использовании денежных средств в трехдневный срок со дня проведения мероприятия. Он прилагает к авансовому отчету (унифицированная форма АО-1) подлинники всех вышеперечисленных первичных документов.

5. Порядок формирования отчета об использовании средств на буфетное обслуживание

В течение трехх дней после окончания отчетного месяца ответственные лица представляют в хозяйственный отдел:

Смету расходов, связанных с обеспечением буфетного обслуживания;

Акты об использовании комплекта продуктов, утвержденные директором АО «ЛЮТИК», с приложением оригиналов первичных документов, подтверждающих произведенные расходы.

В срок до 5-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем, начальник хозяйственного отдела отчитывается авансовым отчетом с приложением первичных документов в бухгалтерию.

6. Порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете

На основании п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

На основании п. 42 ст. 270 НК РФ представительские расходы в размере, превышающем 4 % от расходов на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период, при определении налоговой базы не учитываются.

7. Порядок планирования представительских расходов

Планирование затрат на представительские расходы осуществляется в пределах установленного лимита. Для этого оформляется соответствующая смета на год с разбивкой по варталам года.

Смета подготавливается директором по экономике и финансам и утверждается генеральным директором АО «ЛЮТИК».

Читайте также...

• Весы и Рыбы: совместимость мужчины и женщины в любовных отношениях, браке и дружбе Что Рыбам женщине нужно знать о Весах мужчине
• Cовместимость Рыбы и Весы Совместимость Весы мужчины и Рыбы женщины: шансы на будущее
• Как открыть свой бизнес с нуля Сколько требуется денег для открытия бизнеса
• За миф об ортопедическом матрасе рискует переплатить каждый четвертый покупатель